Die Tätigkeit der weitaus meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist jedoch weit weniger prosaisch angelegt: Sie arbeiten in einem Unternehmen, das vor allem im Kunststoffspritzguss tätig ist. Und damit stellt Bruder alle Anforderungen an Organisation und IT-Strukturen, wie andere mittelständische Spritzgießer auch. Und es kommt eine spezielle Komponente hinzu: Dem hohe Kostendruck aus Billiglohnländern muss Bruder mit innovativen Produktideen und hoher Qualität, aber auch mit einer besonders effizienten Organisation entgegen wirken. Das scheint gelungen, das Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Trotz ausschließlicher Fertigung in Deutschland werden regelmäßig Wachstumsraten erzielt.

Organisation heißt vor allem, die Abläufe des Unternehmens in einer umfassenden und alle Vorgänge unterstützenden IT-Umgebung abzubilden. Das hatte Bruder zunächst mit einer Mitte der 90er Jahre installierten Warenwirtschaftslösung versucht, die auch einige wenige PPS-Funktionen enthielt. Angesichts des starken Unternehmenswachstums, aber auch neuer Anforderungen, war spätestens Anfang des neuen Jahrzehnts die vorhandene Software am Ende der Entwicklungsmöglichkeiten angelangt.

Gewünscht wurde eine integrierte, ganzheitliche Lösung, die das Unternehmen sicher über einen längeren Zeitraum begleiten sollte. "Sie sollte mit dem Unternehmen weiter wachsen können, ohne überdimensioniert zu sein", erklärt EDV-Leiter Rainer Kölbl. "Und uns war klar, das die Einführung eines ERP-Systems eigentlich kein IT-Projekt ist, sondern eine Organisationsarbeit." Dementsprechend intensiv wurden nicht nur Software-Pakete sondern auch deren Anbieter „unter die Lupe“ genommen. "Wir wollten sicher sein, dass der Anbieter zu unserem Unternehmen passt", bekräftig Rainer Kölbl.

Systemauswahl unter einer Vielzahl von Aspekten
Ausgehend vom Gedanken, dass mit der Technik die Organisation auf den neuesten Stand gebracht werden sollte, wurden zum Projektbeginn zunächst die internen Prozesse analysiert und Ziele definiert. Daraus entstand schließlich ein umfangreiches Pflichtenheft. Die darin enthaltenen mehr als 500 Punkte umfassten alle denkbaren Fragen, von solchen zum Basissystem bis hin zu den Visionen des Anbieters. Ein Gewichtungssystem mit unterschiedlichen Kriterien gab schließlich erste Anhaltspunkte für die Tauglichkeit einiger marktgängiger Systeme, von R/3 bis hin zu Angeboten lokaler Softwarehäuser. Im nächsten Schritt lud Bruder einige Softwarehäuser nacheinander zu zweitägigen Workshops ein. „Hier konnten wir und ein Bild machen, inwieweit die Angaben zum Pflichtenheft mit den Stärken und Schwächen der Systemhäuser übereinstimmten“, begründet Rainer Kölbl das aufwendige Verfahren. "Bereits in dieser Phase hatte proALPHA unter anderem mit seiner Window-Technik überzeugt. Das macht die gesamte Oberfläche sehr informativ, ohne sie zu überladen." Hinter allen Kürzeln liegen Wertetabellen und von einer Maske aus sind sämtliche Informationen in allen Richtungen zugänglich. Rainer Kölbl: "Wie sich im späteren Echtbetrieb bestätigen sollte, war das am ehesten intuitiv nutzbare System. Wer mit dem Windows-Explorer zurecht kommt, beherrscht auch die Grundzüge der Arbeit mit proALPHA."

Die Funktionalitäten bieten sicher den breitesten Raum bei der Systembewertung ein. Ebenfalls sehr wichtig und eventuell entscheidend für den Projekterfolg ist die "kommunikativ menschliche Ebene, die gleiche Wellenlänge zwischen Systemanbieter und uns", wie Rainer Kölbl versichert. Die war gegeben. Für Bruder spielten aber auch Aspekte eine Rolle, die über den "Tellerrand des nächsten Jahres" hinausgehen. "Besonders die Investitionssicherheit spielte für die gesamte Projektgruppe, und natürlich besonders für den Unternehmensinhaber, eine gewichtige Rolle", beschreibt Rainer Kölbl das Vorgehen. "Schließlich soll das System unser Wachstum viele Jahre begeleiten. Deshalb hätten wir auch nie ein Produkt gekauft, dessen Source-Code nicht mitgeliefert wird, wie das bei proALPHA Standard ist. Aber auch bei Datenbank und Programmiersprachen kommen ausschließlich Standards zum Einsatz, was die Investitionssicherheit nachhaltig steigert." Zudem garantiert das Schichtenmodell, dass Veränderungen und Anpassungen unterschiedlicher Komplexität auch vom Anwender vorgenommen werden können.

Nahezu das gesamte Jahr 2001 investierte Bruder in die systematische Entscheidungsfindung. In der Schlussphase wurden zwei Systeme nochmals gründlich untersucht und auch bei den Anbietern nochmals intensive Gespräche geführt, bis die Vertragsunterzeichung im Februar 2002 die endgültige Entscheidung für proALPHA brachte. Man kann wohl davon ausgehen, das nur wenige Mittelständler derart ausführliche und alle Aspekte umfassende Systemanalysen durchgeführt haben.

Gute Vorbereitung – sauberer Start
Damit war auch vor Projektstart sehr klar, welche "Spezialitäten" in die Software einzupflegen waren und konnten dementsprechend sauber budgetiert werden. Besonders im Vertrieb, bei der Preisfindung und der Teileverwaltung innerhalb der Fertigung hat Bruder Besonderheiten, die nicht aufgegeben werden sollten.

Auch in diesem Fall zeigt sich, dass die saubere Vorbereitung und Projektplanung den Echtstart sehr erleichtert. Etwa zwei Monate lang wurden Stammdaten doppelt eingegeben, um deren Konsistenz sicher zu stellen und den problemlosen Anlauf zu gewährleisten. "Die Kernprozesse und Anpassungen müssen unbedingt auf Anhieb laufen. Details können später nachgepflegt werden", gibt Rainer Kölbl seine Erfahrungen weiter. "Wenn man sich vorzeitig in den Tiefen von Details wie dem Feinschliff einzelner Druckmasken verliert, verliert das Projekt an Schwung." Die eigentliche Umstellung geschah an einem Wochenende im April 2003, mitten im Geschäftsjahr. Dazu musste der gesamte Betrieb ruhen, vorher wurden alle Produktionsaufträge abgeschlossen und in der Fibu Abgrenzungsposten definiert.

"Nach dem spannenden Anlauf des Echtbetriebs am Montag morgen hatten wir die ruhigste Woche seit langer Zeit. Die Vorarbeit hatte sich rentiert", erinnert sich Rainer Kölbl. Danach kamen sukzessive Feinarbeiten, beispielsweise das Anpassen der Optik von Listen und Formularen. Und im Echtbetrieb zeigt sich häufig, dass im Vorfeld geplante spezielle Anpassungen sich inzwischen erübrigt haben, oder im Standard ausführbar sind.

Zwischen Anpassungen und Standard
Nicht nur aus Kostengründen ist es günstiger, die eigenen Abläufe so weit wie möglich im Standard abzubilden. Einige sehr bewährte oder wegen spezieller Randbedingungen notwendige unternehmensspezifische Besonderheiten wollte oder konnte Bruder aber nicht aufgeben. Allerdings wurde daraus geachtet, das sich die Anpassungen nicht negativ auf die Release- und Updatefähigkeit des Gesamtsystems auswirken.

Eine Herausforderung bildeten besonders die Spritzgießformen, die häufig mehrere Teile eines Produkts in einem Schuss produzieren, jedes Teil wird jedoch separat in der Stückliste geführt. Es ist notwendig, alle Teile der Spritzgießform zuzuordnen. Dementsprechend taucht das zusätzliche Feld "Formensammler" als Stücklistenfeld auf dem Monitor und im Ausdruck auf.

Weitere Besonderheiten ergeben sich aus dem Umstand, das Bruder sowohl Produzent als auch Händler ist. Mehr als 2000 Kunden unterschiedlicher Größe in gut 50 Ländern verlangen ein extrem differenziertes Rabatthandling und sie verlangen sehr unterschiedliche sonstige vertriebliche Gepflogenheiten. Hier wurden in proALPHA deutliche Erweiterungen vorgenommen, um die umfangreichen Staffelungssysteme und Preismodelle – die zudem teilweise zeitlichen Restriktionen unterliegen – abbilden zu können. Der Vertrieb nutzt eine Matrix aus Konditionsmodellen und Kunden, um bei Neuanfragen schnell erkennen zu können, welches Preismodell für welchen Kunden tauglich ist.

Im Standard realisiert, aber individuell angelegt ist die Abwicklung des Ersatzteilservice an Endverbraucher im gleichen System, ohne die Verwaltungs- und Logistikkosten ins Kraut schießen zu lassen. Privatverbraucher bestellen einzelne Ersatz- oder Zukaufteile per Fax, Post oder e-Mail. Erfasst werden solche Kleinaufträge wie die von Geschäftskunden – sie sind jedoch mit dem Kennzeichen "Privatkunde" versehen. Damit wird automatisch ein kompletter Stammdatensatz (quasi ein Dummy) erzeugt, der lediglich In- und Auslandskunden unterscheidet.

Kommissionierung mit Spezialverfahren
Bei rund 12.000 Aufträgen von Geschäftskunden pro Jahr und etwa der gleichen Zahl an Bestellungen von Privatkunden wirkt sich die Art der Kommissionierung nachhaltig auf die Kosten aus. Bruder wird deshalb die „Pool-Kommissionierung“ umsetzen. Dabei werden Kundenaufträge eines definierbaren Zeitraums vorab automatisch auf übereinstimmende Merkmale wie gleiche Spedition, gleiche Teile in den Kundenaufträgen und andere geprüft. Solche Aufträge werden in einem Pool zusammengefasst. Den Pool definiert proALPHA automatisch, orientiert an Kriterien wie Gesamtvolumen der Aufträge und Zahl der Stellplätze. Dieser Pool kann bei Bedarf händisch optimiert werden. Aus dem Pool werden intern Auslagerungsaufträge erzeugt, die zu kommissionieren sind. Das System gibt Auslagerungs- und Verteilscheine mit Angaben zur Gesamtzahl der Artikel, Artikel pro Kundenauftrag und den Stellplätzen aus. Ein Mitarbeiter holt die Ware, einer verteilt sie auf die Kundenaufträge. Dieses Vorgehen in Teams hat sich bereits als hoch effizient erwiesen. Ein Scanner erfasst die Packstücke und der Packschein wird gegen die Kommissionierliste geprüft. Die Daten müssen mit den Buchungen im Pufferlager übereinstimmen.

proALPHA läuft auf dem Scanner
Bei der Verladung scannen die Mitarbeiter alle Packscheine, daraus entsteht die Packliste. Daraus erstellt proALPHA automatisch den Lieferschein. So ist sicher gestellt, das auf den Lkw verladene Paletten und Packstücke auf dem Lieferschein erscheinen. Obwohl dieses System noch nicht sehr lange eingefahren ist, zeichnet sich laut Rainer Kölbl ein durchschlagender Erfolg bei der Kommissionierqualität ab: "Es gibt nahezu keine Reklamationen mehr wegen Falsch oder Fehllieferungen."

Diese gesamte Organisation findet in proALPHA statt. Dementsprechend sind keinerlei Schnittstellen zu überwinden oder redundante Daten vorzuhalten und zu pflegen.

Wie weit man die Integration sinnvoll treiben kann, kann der staunende Fachmann bei Bruder besichtigen. "Wir haben", erklärt Rainer Kölbl, "unsere W-Lan-Scanner im Lager proALPHA fähig gemacht. Die Scanner laufen online in proALPHA. Direkt im Scanner-Display läuft eine entsprechend zugeschnittene Maske: Damit sind wir sogar bei den Scannern nicht mehr an einen bestimmten Hersteller oder an einen Anbieter spezieller Kopplungssoftware gebunden. Wir können jeden Scanner einsetzen, der mit Windows CE arbeitet."

Weiterer Ausbau läuft
Das neue ERP-System soll mit dem Unternehmen Bruder wachsen, war eine der Forderungen während der Systemauswahl. Und es sollte eine einheitliche, integrierte Technologie zum Einsatz kommen. Beides ist gelungen. Trotz der zum Teil ungewöhnlichen Anforderungen entstand ein informationstechnisches Rückgrat aus einem Guss, das auf die Anbindung von Fremdsystemen verzichten kann. Und das wird voraussichtlich auch so bleiben.

Nachdem das Gesamtsystem laut ursprünglicher Planung seit längerer Zeit im Vollbetrieb läuft, nimmt Bruder neue Projekte in Angriff. Laut Rainer Kölbl wird demnächst das in proALPHA integrierte elektronische Dokumentenmanagement (DMS) gestartet, um die Papierberge besser in den Griff zu bekommen. Im nächsten Schritt werden Vor- und Auftragskalkulation verfeinert. Aufgrund der hohen Integrationstiefe von proALPHA ist es möglich, auch die Anpassungen hinsichtlich "Formensammler" in weiteren Anwendungen wie der Kalkulation problemlos zu nutzen. Für die Bestandsführung werden die Kosten je Teil über die unterschiedlichen Gewichtsanteile aus dem "Formensammler" erzeugt.

Funktionen im Sinne des Customer Relationship Management (CRM) werden ab Ende 2004 zunehmend aktiviert. Dazu gehört auch der Web-shop, der für Geschäfts- und Privatkunden – und selbstverständlich für Bruder –weiteren Komfort in die Auftragsabwicklung bringen wird. Und damit wird das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht sein.

Bruder Spielwaren GmbH + Co. KG
1926 gründete Paul Bruder ein Ein-Mann-Unternehmen zur Herstellung von "Messingstimmen" zum Einbau in Spielzeugtrompeten. In den 50er Jahren ließ sich Bruder bestimmte Stimmen und Kleinspielwaren patentieren. Seit 1958 wurden in kleinem Rahmen zusätzlich Kunststoffteile gefertigt. 1960 errichtete Bruder eine neue Fertigung mit eigenem Formenbau. Durch ständige Produkt-Neuentwicklungen und zunehmenden Erfolg im Ausland wächst das Unternehmen bis heute nahezu kontinuierlich.

proALPHA Software AG
Die proALPHA Gruppe ist ein international agierender Business-Service-Provider. Mit einem ganzheitlichen Leistungsspektrum bietet das ERP-Unternehmen nicht nur die Business-Solution, sondern gleichzeitig umfassende Business-Services. Über die Entwicklung und den Vertrieb der integrierten Komplettlösung proALPHA sowie Beratungsdienstleistungen stellt die Gruppe die Wettbewerbsfähigkeit ihrer mittelständischen Industrie-, Handels- und Dienstleistungskunden sicher. Philosophie ist es, durch die Verbindung hoch qualifizierter Beratungsleistungen mit der Software einen größtmöglichen Kundennutzen zu realisieren.